Как разместить кита в бассейне или организация коммуникации крупной команды на удаленке

Сегодня каждому, а в особенности менеджеру, product owner и другим руководителям и владельцам бизнеса очень пригодились бы, нет, даже не маска с санитайзером, а навыки игры на бирже. Пожалуй, именно у брокеров и инвесторов сегодня самый мощный «иммунитет», ведь они привыкли работать и зарабатывать в условиях постоянной неопределенности. Теперь к этому будет привыкать российский бизнес.

Пока стартапы и малый бизнес борются, в прямом смысле тестируя свои процессы и продукты на жизнеспособность, средний бизнес стоит на перепутье форматов и направлений: идти в онлайн, запускать подписки, примкнуть к инфобизнесу? И только крупные компании, кажется, переживают этот кризис довольно спокойно – накопленные ресурсы позволяют выполнять обязательства перед партнерами и клиентами, заботиться о здоровье сотрудников и даже организовать переезд мониторов и принтеров по домам.

Как пишут «Ведомости», крупные компании начали переводить сотрудников на удаленную работу с середины марта. А после введения властями Москвы дополнительных мер защиты от распространения коронавируса, штаб-квартиры крупнейших российских брендов опустели уже в экстренном порядке. 16 марта о переводе сотрудников на удаленную работу объявили «Почта России», Rusal, Mail.ru Group, En+ Group и др. Газпромбанк собирается перевести на удаленную работу с сохранением зарплаты до 50% сотрудников (среднесписочная численность сотрудников банка – 20 200 человек). «Тинькофф», по данным «Ведомостей», намерен перевести на работу из дома 2000–3000 человек.

Однако именно таким крупным компаниям и командам в режиме удаленной работы придется труднее всего.

Коммуникации сейчас в больших командах уязвимы, и вот почему:

1. Привыкли к роскоши живого общения. Удобно, когда все необходимые вопросы можно решить голосом, не тратя время на переписки и согласования. Особенно, когда еще и за совместным ланчем или у друг друга в офисе. Не споря о продуктивности, зачастую в таком режиме страдает навык письменной коммуникации и делового общения – получать нужную и точную информацию в короткие сроки.
2. Долго принимали решения с участием большого количества человек. Встреча на 50 человек в уютном конференц-зале и коллективный созвон в Zoom – не одно и то же. Если офлайн-собрания позволяют управлять вниманием собравшихся и направлять дискуссию, на удаленке сделать это гораздо сложнее. Так и без того сложные процессы планирования и согласований рискуют стать убийственно неповоротливыми.
3. Не использовали онлайн-сервисы для решения «текучки». Для удаленных команд вполне естественно держать целый ряд онлайн-сервисов и приложений для эффективной работы: документы мы создаем и храним на Google Drive, календарь маркетинговых активностей ведем в AirTable, стратегии и планы по развитию держим в Aha! и так далее. Большинству крупных компаний до таких решений не было никакого дела, ведь их внутренние процессы, как правило, обеспечивала собственная CRM или другой уникальный софт. В условиях спешки и перегруженности сисадминов и IT-департаментов оперативно размножить их на все ноутбуки и личные ПК вряд ли кому-то удалось.

Необходимость перестраивать процессы и делать их гибкими для сохранения эффективности – вывод уже очевидный, однако за один день его не реализовать. Ключевая особенность больших компаний именно в их масштабах, а это влечет сложность синхронизации коммуникаций на всех уровнях организации. Кита сложно заставить плавать в бассейне просто потому, что бассейнов нужного объема практически нет. Тем не менее, наша задача немногим проще, ведь на рынке уже существуют решения, ориентированные на большое количество пользователей.
В подборке ниже вы найдете одни из самых практичных решений.

Популярные решения, такие как корпоративный мессенджер Slack, сервисы видеозвонков Zoom и Skype в этом списке не представлены – просто потому что в том или ином виде они используются в большинстве компаний. Акцент сделан на сервисах, поддерживающих большое количество пользователей, и применимых в разных сферах деятельности.

Сайт: https://www.messenger.com/

Принцип работы:
установка приложения через платформы App Store или Google Play

Особенные преимущества:

• полностью бесплатное решение
• удобно использовать с компьютера и телефона одновременно

Как использовать:
Если вы использовали этот мессенджер только для переписки с коллегами, присмотритесь к нему получше, ведь у вас в руках мощный инструмент, позволяющий бесплатно создавать чаты до 250 человек и видеочаты до 50 человек.

Чтобы начать видеозвонок, прежде всего нужно обновить приложение до последней версии. После чего необходимо создать и назвать группу чата, а затем нажать на звонок. При этом вы можете позвонить как всей группе сразу, устроив командный митинг, так и нескольким отдельным пользователям. Каждому участнику звонка придет приглашение – принять его можно как с компьютера, так и с телефона.

Правда, есть и минус: одновременно вы сможете увидеть только 6 человек. Зато остальные участники звонка смогут слушать спикеров, общаться в чате, отправлять эмодзи, GIF-ки и все это без регистрации в самом приложении.

Предусмотрел Facebook и менеджерские возможности: админы группы могут назначать админов чата, ограничивать количество участников, а также добавлять и удалять участников. Подробнее обо всех возможностях можно узнать на справочной странице приложения.

Сайт: https://www.convo.com/
Принцип работы: установка десктопной версии, а также приложения через платформы App Store или Google Play

Особенные преимущества:– успешно используется международными компаниями численностью > 1000 человек
– предоставляет широкие возможности для интеграции бизнес-процессов

Как использовать:В отличие от многих других систем управления проектами и совместной работы, Convo ориентирован на корпоративных пользователей. Для личных целей использовать его не получится – даже для регистрации потребуется email с корпоративным доменом. Этот сервис нельзя назвать BPMS-системой в полном смысле этого слова, однако он дает наиболее важные возможности управления и контроля большой командой. С его помощью можно организовать команды, назначать встречи, обмениваться файлами, и поддерживать корпоративную культуру.

Сервис весьма популярен в других странах – так, он вошел в список топ-10 самых перспективных приложений по версии журнала CIO Review. На главной странице сайта баннер тоже сообщает нам об эффективной интеграции Convo в корпоративную 15-тысячную сеть сотрудников международного ритейлера H&M.

Сказать, во сколько обойдется использование Convo, заранее не получится – цены рассчитываются по индивидуальному тарифу. Стоит отметить, что сервис предоставляет специальные условия подключения в период всеобщей пандемии и самоизоляции.

Сайт: https://hangouts.google.com/

Принцип работы:
установка приложения через платформы App Store или Google Play

Особенные преимущества:

• можно использовать аккаунт Google и синхронизировать с другими сервисами
• записи звонков, вебинаров и тренингов можно сохранять в YouTube

Как использовать:
Чтобы пользоваться экосистемой сервисов Google, достаточно одного аккаунта, синхронизирующего все данные между собой. Аудио и видеовызовы в ней тоже предусмотрены – нужно всего лишь установить плагин Hangouts в браузер. Второй вариант – начать аудио или видеовызов прямо с главной страницы. Сервис запросит доступ к камере и микрофону, а после этого предложит разослать приглашения участникам по email.

У сервиса Hangouts есть еще две разновидности: Hangouts Chat и Hangouts Meet. Они входят в перечень возможностей G Suite – сервиса по организации удаленной командной работы. Он позволяет использовать одинаковые доменные имена, делиться общим хранилищем файлов, синхронизировать календари и многое другое.

Стоит заметить, что Google из-за рас­про­стра­не­ния коро­на­ви­ру­са предо­ста­вил для G Suite бес­плат­ные тари­фы до 1 июля 2020 года. Помимо доступа к некоторым платным функциям, это дает возможность подключать к звонкам и конференциям до 250 человек.

Напри­мер, поль­зо­ва­те­ли G Suite смо­гут бес­плат­но орга­ни­зо­вы­вать теле­кон­фе­рен­ции на 250 чело­век. Аналогичное решение принял и Microsoft для своего продукта Microsoft Teams – так интернет-гиганты поддерживают компании, вынужденно перешедшие на удаленную работу по всему миру. Подробнее о возможностях можно узнать в Справочном центре Google.

Сайт: https://www.join.me/

Принцип работы:
онлайн, без установки программы

Особенные преимущества:

• проработанный интерфейс и возможность кастомизации
• скидка 50% на все платные пакеты в связи с пандемией коронавируса

Как использовать:
Сервис join.me – проверенное решение для видеоконференций, которому уже более 10 лет. Он не отличается широким набором возможностей, зато привлекателен внушительным списком интеграций с другими сервисами – а значит, оптимизировать работу с ним будет несложно. Основная задача сервиса – видеоконференции, показ экрана и общение членов команды онлайн. Кроме этого, с его помощью можно организовать вебинар, бесплатные звонки для сотрудников и клиентов, подключить хранилище данных и т.д.

Чтобы начать работу, нужно зарегистрироваться, для этого понадобиться только email. После чего вы сразу сможете создать конференцию: сервис в очень дружелюбной форме подскажет, что делать, хотя механизм и без того очень понятный.

Из недостатков сервиса выделяется только его цена. Так, тариф с оптимальным набором возможностей для большой компании на 250 участников, 50 Гб для хранения данных, записью звонков и возможностью подключения до 10 видеокамер обойдется в 20$ за пользователя. Однако если вы давно рассматривали этот сервис для командной коммуникации, сейчас самое время на него перейти – компания делает скидку 50% на тарифы в связи с возросшим спросом из-за введенного во многих странах карантина и режима самоизоляции.

Сайт: https://meet.jit.si
Принцип работы:
онлайн, без установки программы

Особенные преимущества:

• неограниченное количество участников звонка
• вся информация шифруется по протоколу ZRTP

Как использовать:
Этот сервис особенно понравится ценителям простоты и минимализма. Организовать видеочат в нем проще простого: вводите название встречи и сразу же попадаете в окно конференции – запутаться не получится.

К видео­звон­ку может под­клю­чить­ся неогра­ни­чен­ное чис­ло участ­ни­ков. Мож­но общать­ся с помо­щью чата, а также поста­вить вызов на удер­жа­ние. На удаленной работе из дома отвлекающих факторов становится больше, так что эта функция станет большим плюсом. Этот сервис подойдет, если вы не хотите синхронизировать общение внутри какой-то системы – участникам не понадобится регистрироваться, создавать личные кабинеты и следить за безопасностью передаваемых данных. С этим у Jit.su тоже все продумано – сервис использует протокол ZRTP, которые считается весьма надежным и препятствует "сливу" конфиденциальной информации в Интернет.

Сайт: https://glip.com/

Принцип работы:
онлайн, без установки программы

Особенные преимущества:

• публичные кейсы использования для разных команд
• сочетает коммуникации с таск-менеджментом

Как использовать:
Glip – еще один аналог внутренней системы коммуникаций в период удаленки. Основная задача сервиса – общение в команде, однако за счет встроенных функций он больше похож на многофункциональную платформу, чем просто на «чатик».
Сервис удобно использовать для создания и управления контентом, отслеживания маркетинговых активностей, контроля нагрузки на команды. Среди особенных преимуществ можно выделить бесперебойность работы, что важно в период повышенной нагрузки на интернет-провайдеров. Также в Glip реализован компактный редактор документов Notes, которым можно пользоваться совместно. Количество участников и приглашенных пользователей при этом неограниченно.

Даже если вам придется серьезно пересмотреть бюджет и урезать расходы, не стоит экономить на эффективности команды. Сотрудники были и остаются главным ресурсом развития компании, и вынужденный переход на удобные онлайн-инструменты еще окупится сохранением, а возможно, и кратным ростом продуктивности.

Вот 4 важных пункта при переходе на любое новое IT-решение:

1. четко определить важные приоритеты – в идеале, выбранный сервис должно поддерживать как можно больше человек
2. проконсультируйтесь со службой безопасности и юристами о том, какие возможны риски и как себя от них обезопасить ( кража учетных данных, слив коммерческой информации и т.д.)
3. сформируйте фокус-группу и протестируйте решение – бесплатный период может спасти от многих технических неполадок при «переезде»
4. составьте подробные чек-листы для каждого подразделения, отдела, команды и не надейтесь на «блоги» и обучающие статьи – учиться придется быстро и на конкретных должностных задачах.

Привычное деление компаний на большой, средний и малый сегодня больше не актуально – в период всеобщей самоизоляции и упадка мировой экономики убытки терпят все. Как именно сотрудники будут преодолевать этот непростой период:, откладывая деньги на черный день или с горящими глазами стараясь улучшить ситуацию – во многом зависит именно от созданных коммуникаций, корпоративной культуры, даже обучения. Именно сейчас у крупных игроков российского рынка есть возможность прочувствовать все несовершенства внутренних процессов и сделать их более эффективными и гибкими, обеспечив себе место в числе быстрых и цифровых компаний. В том, что именно за ними остается лидерство, остается все меньше сомнений.

Дерзайте!