Рубрика

Вежливый онлайн: этикет на встречах по видеосвязи

Идеи и советы Популярное

Вынужденный переход на удалённые коммуникации заставил всерьез задуматься об этикете при онлайн-совещаниях, встречах и конференциях. Мы поговорили с Президентом Национальной Ассоциации экспертов по деловой этике, этикету и протоколу «НАДЭП» Альбиной Холговой, о том, как оставаться вежливым собеседником в условиях новой реальности.

Как и нужно ли приветствовать участников онлайн-совещания?Если в видеоконференции принимают участие 2-3 человека, они приветствуют друг-друга. Если команда многочисленная, главный человек приветствует всех и приступают к работе. А вот когда кому-то из участников дали слово, то он может поприветствовать всех собравшихся. Например:(директор)

-Теперь я передаю слово нашему главному бухгалтеру, Анне Петровне. Анна Петровна, пожалуйста.
-Иван Иванович, спасибо. Господа, добрый день! (и продолжает уже по сути выступления).

Завершающие слова, например: «Всем спасибо за участие. Хорошего дня» произносит опять же главный человек на этой видеоконференции. Тот, кто всех приветствовал.

На что стоит обращать внимание при подготовке к видеоконференции?В первую очередь, внешний вид. Как ваш собственный, так и окружающего вас пространства. Если в компании строгий дресс-код, и встреча важная, то сотрудники должны быть в костюмах и рубашках. Если встреча рядовая, то достаточно кода casual - свитера, водолазки, рубашки однотонные или с консервативным рисунком. Футболки, рубашки в пальмах, майки - табу.Выберите нейтральный фон. Никаких островов, пляжей, парижских улочек. Электронные заставки оставьте для дружеских посиделок. На деловой видеоконференции пусть это будет книжный шкаф, картина на стене, окно или просто голая стена. Главное, чтобы не было видно разбросанных вещей, если вдруг они имеются, какого-то беспорядка. Помните, что по окружающим вас деталям, люди могут сделать неоднозначные выводы. Я однажды присутствовала на конференции, где у спикера на заднем фоне стояла гладильная доска со сложенным бельем на ней. Это табу.

image
Позаботьтесь о тишине. Наши визави не должны слышать звуков приготовления еды или работающего телевизора. Никто из домочадцев не должен вас отвлекать. Конечно, добиться абсолютной тишины не всегда возможно. Например, полчаса назад я давала интервью по телефону одной газете и слышала, как у журналиста дома угукает ребенок. К таким вещам мы все относимся с пониманием. Но так или иначе постарайтесь создать максимально возможную тишину важно для работы.
Проверьте оборудование. На качество Интернет-соединнения мы повлиять не можем, но если вы знаете, что оно иногда подводит, предупредите об этом других участников в начале вашего выступления: «Господа, добрый день. Прошу прощения, если вдруг я начну подвисать, качество соединения в эти дни в нашем доме не самое лучшее». Говорим это легко, без извинительных интонаций. Фраза «прошу прощения» всего лишь элемент вежливости. Она формальна в данном случае.

Какие могут быть неловкие моменты и как их избежать?По сети ходит много шуток на эту тему: то падает фотография, поставленная перед камерой, то в эфир входит кот. Но даже если перед экраном остаётесь вы, будьте внимательны к себе.

Одна из популярных ошибок - когда человек отклоняется от монитора, чтобы, например, достать кружку с чаем. Так делать нельзя. Всё необходимое приготовьте заранее. И чаю с кофе лучше предпочесть воду. Горячие напитки не запрещены, но проблема в том, что часть людей не могут пить их бесшумно. А микрофон компьютера этот звук усиливает ещё. Получается вульгарно. Ещё момент - если не можете без чая или кофе, налейте его в аккуратную чашечку (чайную пару). Другая частая проблема - человек, находясь перед монитором, в какой-то момент начинает теребить ухо, крутить прядь волос и т.п. Такое поведение запрещено.

image
Во время видеосвязи вы не знаете, на ком сосредоточено внимание ваших собеседников. Поэтому нужно всегда оставаться сфокусированным.
От себя добавим еще несколько рекомендаций:
Выключайте свой микрофон, когда не говорите. Ваш случайный кашель или звук входящих уведомлений может сильно отвлечь спикера и других участников встречи.

Задавайте вопросы спикеру в чате (или в модуле Вопросы), чтобы не перебивать его выступление.

Не отвлекайтесь на другие дела. Отвечать на письма или смотреть ролики на YouTube во время видеоконференции, всё равно что делать это на очной встрече - недопустимо. Кстати, платформа WhenSpeak фиксирует в отчёте, если участник мероприятия переходит на другую вкладку во время видеотрансляции. Так что незамеченым этот факт не останется!


Соблюдайте правила этикета и проводите встречи на самом высоком уровне, а офлайн или онлайн - вопрос обстоятельств.