Как правильно провести бизнес-презентацию компании

Кажется, нет ничего проще, чем рассказать о себе, о проектах и достижениях. Только часто слушатели в залах зевают, а презентации не приносит нужного эффекта. Почему так происходит и что делать, чтобы вас слушали? Разобрались в этом материале.

Мы часто сталкиваемся с необходимостью проведения презентаций: нужно осваивать новые рынки, искать инвесторов, продавать клиентам, привлекать профессионалов в команду. Но прежде чем готовить презентацию бизнеса, нужно ответить на важный вопрос: зачем вы это делаете.

Ваше «зачем» зависит от нескольких составляющих:

от задач – увеличить продажи, освоить новый сегмент рынка, укрепить корпоративный дух внутри компании;
от аудитории – клиенты, инвесторы, сотрудники.Когда вы определитесь с этими пунктами – зачем и для кого – станет понятна и цель презентации. Цель формируется в контексте ответных действий аудитории – вы хотите увеличить посещаемость корпоративных мероприятий, запустить новый проект или добиться расположения инвесторов..

Узнайте заранее, перед кем вы будете выступать: возраст, пол, социальный статус ваших слушателей; что это за люди, каковы их цели и потребности. Помните, что аудитория любит, когда с ней говорят на ее языке. Если это технари-инверторы – дайте больше фактических данных, если клиенты – добавьте «жизненную» историю.

Эти небольшие хитрости помогут увеличить эффективность вашего выступления.
Когда вы определились с вопросами «зачем» и «для кого», пора подумать о структуре выступления. Как и любое литературное произведение, презентация делится на три части: вступление – основная часть – заключение. Важно хорошо продумать каждый пункт.

Здесь ваша задача познакомиться с аудиторией, заинтересовать и вызвать доверие:

• расскажите немного о себе и о компании;
• сформулируйте, что слушатели получат от вашего выступления – новые знания, возможности;
• будьте убедительны, аргументируйте, используйте примеры, располагайте эмоционально.
• Основная часть

Собственно, ваше выступление – изложение 1–3 ключевых идей. Об этом ниже.

Подведите итог, дайте слушателям конкретные задания. Например:

• клиентам – зайти на ваш сайт и ответить на вопросы анкеты,
• инвесторам – изучить бизнес-план вашего нового проекта
• сотрудникам – написать материал для газеты компании.

Самый сложный этап – изложение основных тезисов. Здесь поможет идея «золотого кольца», разберемся что это такое.

Мотивационный спикер и маркетинговый консультант Саймон Шинек предложил идею эффективной коммуникации. По его мнению, когда компании презентуют себя, они проходят три круга вопросов:

1. Что мы делаем?
2. Как мы это делаем?
3. Почему?

По привычной схеме процесс направлен снаружи вовнутрь: мы движемся от очевидных вещей (что мы делаем) к сложным (зачем мы это делаем). Например, компания по производству компьютеров может презентовать себя так: «Мы делаем отличные компьютеры» или «Мы делаем отличные компьютеры. У них красивый дизайн, их легко использовать, у них удобный интерфейс». Захотим ли мы что-то приобрести? Шинек утверждает, что нет.

Спикер считает, что те люди и организации, которые способны вдохновлять, движутся изнутри наружу – от «Почему?» к «Что мы делаем?» Вот как будет выглядеть идеальная презентация на примере Apple: «Что бы мы ни делали, мы верим, что бросаем вызов статусу кво. Мы верим, что можно мыслить по-другому. Мы бросаем вызов c помощью красивого дизайна, простоты использования и приятного интерфейса. Так вышло – мы делаем отличные компьютеры».
«Люди покупают не то, что ты делаешь, а то, почему ты это делаешь.»

Расскажите о том, какая идея движет вашей деятельностью и почему для вас это важно, в чем ваше отличие от других игроков на рынке.

Куратор TED Крис Андерсон поделился секретами успешной коммуникации. Они универсальны и касаются распространения любых идей:

1. Ограничьтесь лишь одной основной идеей.
2. Дайте слушателям повод не остаться равнодушными.
3. Излагайте идею шаг за шагом.

Как эти идеи помогут вам? Презентация о компании – это не просто изложение некой темы, ограничиться одной идей будет сложно. Но постарайтесь, чтобы ключевых идей было не больше трех, иначе внимание публики расфокусируется.

Не пытайтесь упомянуть всю возможную информацию о вашей компании, лучше выделите главный тезис. Например, исходя из теории «золотого кольца», расскажите, почему и ради чего возникла компания. Или – как ваш продукт или услуга меняют жизни людей. Не забудьте иллюстрировать примерами – комментариями довольных клиентов, статистикой продаж, инфографикой о вашем месте на рынке. Оживите презентацию – предложите людям просмотр короткого видео.

Чтобы аудитория при этом не осталась равнодушной – общайтесь: задавайте провокационные вопросы, взаимодействуйте.

Журналист Дэвид Мак-Кендлесс (David McCandless) рассказал о силе визуализации данных. По его словам, мы устали от избытка информации, которая ежедневно поступают в наш мозг. Он предлагает решение – больше использовать глаза, то есть воспринимать визуально.
Мак-Кендлесс ссылается на работу датского физика Тора Норретрандерса, который перевел пропускную способность наших чувств в компьютерные термины.

Зрительное восприятие самое быстрое – его скорость равна скорости компьютерной сети.За ним идет осязание, равное скорости USB.
Потом – слух и обоняние, которые можно сопоставить с пропускной способностью жесткого диска.
На последнем месте чувство вкуса, которое можно приравнять только к карманному калькулятору.

Вывод очевиден: при подготовке презентации нужно максимально использовать визуальный компонент – инфографику, схемы, диаграммы, аудио и видео.
Готовя презентацию в PowerPoint или аналогах, не забывайте о правилах гармоничного дизайна. Марк Хлынов из esPrezo делится основными дизайнерскими ошибками:

1. Перегрузка: информация не должна быть избыточной, иначе она не запоминается. Например, если вы делаете диаграмму, в ней должно быть не более 4–5 столбцов или сегментов. Обязательно выносите в заголовок главную идею – у каждого слайда свой посыл. Лучше делать много слайдов, неперегруженных информацией, чем мало, но слишком «информативных».
2. Множество стилей: не перегружайте презентацию различным начертанием и размерами шрифтов, многоцветностью и графическими элементами. Все это создает эффект хаоса и мешает воспринимать информацию.
3. Расфокусировка: на слайде должен быть фокус – то, на что мы в первую очередь обращаем внимание. Если логика построения слайда отсутствует, визуальный эффект сводится на нет. Выделяйте важную информацию с помощью размера шрифта или цвета, сохраняя при этом однородность стиля.
4. «Творческий беспорядок»: кумулятивный эффект предыдущих ошибок. Не забывайте о порядке.
5. Избыточное декорирование: стремитесь сделать слайд максимально простым.