Как проводить адаптацию персонала

Адаптация сотрудников — процедура ознакомления новых работников с существующими реалиями той организации, в коллектив которой они вошли (а также тех специалистов, которые получили повышение в должности). Цель — поспособствовать максимально комфортной и одновременно эффективной интеграции в фирму.

В ходе адаптации выясняются условия и правила работы: сотрудника вводят в курс дела, объясняют требования и принципы выполнения поставленных задач. Среди магистральных задач адаптации персонала:

• Повышение эффективности и уменьшение уровня неопределенности среди новых сотрудников. Так как иногда, те люди, которые только получили новое место, в первые дни попросту теряются и даже не знают, что делать в случае возникновения проблем.

Выделяют четыре основных шага любой адаптационной программы, знакомых любому менеджеру по персоналу:

Вначале происходит оценка подготовки сотрудника. Фактически этот этап определяет принятие последнего на рабочее место. Цель — выяснение подготовленности, составление психологического портрета. Это позволяет уточнить, насколько хорошо сотрудник будет справляться со своими задачами на рабочем месте. Важный нюанс: подготовленность не равна профессиональным навыкам, она говорит скорее о приспособленности человека к той или иной схеме трудовой организации.

Важно, чтобы пришедший к вам сотрудник сразу разобрался с основными алгоритмами выполнения работ, получил четкое представление об организационной структуре и внутренних правилах конкретного отдела, а также сложившихся «канонах» и актуальных корпоративных ценностях и культуре (притом речь идет о реальной ситуации: абстрактные мотивационные лозунги редко приносят пользу). На этом этапе адаптация сотрудника особенно важна: ошибки недопустимы.

Далее проверяется, насколько хорошо прошла адаптация на первых этапах. Важно уточнить, действительно ли человек освоился, при необходимости объяснить оставшиеся неясными моменты. Первые недели работы редко бывают беспроблемными даже в тех случаях, когда сотруднику заранее дают четкие представления о процессе работы.

Если первые три этапа прошли успешно, то адаптация почти завершена и начинается финальная стадия, предполагающая оказание лишь минимальной помощи (когда сотрудник уже освоился и по-настоящему влился в коллектив).

Отметим, что выделяют два типа адаптации: первичную и вторичную. Первая ориентирована преимущественно на молодых специалистов, только выпустившихся из учебных заведений, и людей, которые не имеют опыта профессиональной деятельности в рамках той или иной сферы. В случае же со вторичной речь идет о специалистах, которые получили серьезное повышение в должности либо же пришли извне, но имеют опыт работы.

Выделяют десятки адаптационных методик — в зависимости от направления бизнеса и типа кадров (единой системы адаптации персонала не существует). Однако можно выделить шесть наиболее универсальных рекомендаций, которые оказываются актуальны в большинстве случаев:

Все нюансы можно изучить на специальных тренингах, в ходе которых проводится не только выдача необходимой теоретической информации, но также тестируется ее применение в ходе реальной практики. Человек куда быстрее вливается в коллектив, когда имеет о работе четкое представление, а не действует методом проб и ошибок.

Желательно, чтобы вскоре после появления нового сотрудника руководитель сумел установить с ним контакт. Без подобной коммуникации, где каждая из сторон быстро понимает другую, эффективная деятельность будет невозможна (а адаптация застопорится). Здесь имеет значение психологический аспект: важно, чтобы сам сотрудник, во-первых, не слишком боялся начальства и не стеснялся обращаться к нему при возникновении проблем; во-вторых, важно сходу, пусть и в мягком виде, дать представление об определенной дисциплине — прояснить, что поставленные задачи и сделанные замечания — не пустой звук.

Чтобы человеку было проще освоиться, желательно, чтобы вначале ему были поручены не самые сложные задачи (на них он сумеет освоиться и постепенно вольется в рабочий процесс).

Чтобы ускорить адаптацию персонала и обеспечить знакомство одних сотрудников с другими, можно давать новым сотрудникам поручения, предполагающие активную коммуникацию. Это особенно важно в ситуации с изначально не коммуникабельными людьми, которые при приходе на новое место нередко оказываются «в стороне» от своих коллег (и в итоге так и не вписываются в организацию).

Неформальное мероприятие вроде выезда на природу — еще один отличный способ ускорить знакомство, которое в такой обстановке произойдет куда быстрее.

Важно формирование двусторонней PR-политики, одна часть которой направлена на внешнее продвижение компании, другая — на внутреннее. «Запущенные» в этом отношении организации, где не было сформировано соответствующего «микроклимата», нередко сталкиваются с проблемой снижения лояльности коллектива (и в особенности новых сотрудников), что делает почти невозможной нормальную адаптацию сотрудника.

Также опишем несколько наиболее распространенных ошибок при проведении адаптации новых сотрудников:

Важно, чтобы обязанности по «вписыванию» сотрудника в коллектив выполняло несколько людей (а не один руководитель). В идеале нужно назначить наставника, который прояснит обязанности и выдаст должностные инструкции, покажет рабочее место, познакомит с процессом и коллективом, а также будет держать руководство в курсе о результатах.

Не стоит думать, что по прохождении испытательного срока процесс адаптации сотрудника можно завершать: длительность должна составлять минимум 9 недель, а в отдельных случаях требуется — вплоть до 26 (в свою очередь испытательный срок не длится дольше трех месяцев).

Не стоит сходу поручать сотруднику такой объем задач, который является стандартным для уже освоившихся работников. В таком случае даже уже имеющий опыт работы специалист может попросту растеряться от обилия новой информации.

Способ и методики контроля формируются индивидуально: всегда нужно учитывать должность, обязанности, особенности самого сотрудника. Как правило, чем ниже на «иерархической лестнице» стоит сотрудник, тем большего контроля он требует (и наоборот, руководитель должен иметь некую свободу).

Наша организация разработала сервис WhenSpeak, обеспечивающий возможность проведения различных мероприятий: (конференций, вебинаров, презентаций) в онлайн-режиме. За счет широкого функционала спикер и аудитория (в данном случае сотрудники) имеют большое количество способов взаимодействия. В свете поднятой темы наше предложение приобретает актуальность, поскольку с помощью сервиса можно проводить тренинги и осуществлять обучение в онлайн-формате. Это позволяет дать новому сотруднику возможность получить определенные знания и навыки в отсутствие живого взаимодействия. При необходимости мы реализуем индивидуальный проект и программу в соответствии с клиентскими требованиями.