Как сэкономить на оборудовании для голосований

Чтобы провести голосование, можно взять в аренду оборудование: пульты, блоки, коммутаторы, компьютеры со специальным программным обеспечением. В стоимость входит аппаратура, монтаж, техническое сопровождение мероприятия, подготовка презентаций.

Или можно воспользоваться альтернативными средствами: есть услуга голосования через смс, опросы можно создавать в мессенджерах и соцсетях, а есть онлайн-системы для интерактивного голосования, например, WhenSpeak.

Средняя стоимость аренды такого оборудования на 1 день ~80 000−120 000 рублей.
Чтобы проводить голосование на WhenSpeak, специального оборудования не надо. Аудитория голосует с помощью своих смартфонов и планшетов. Вы загружаете презентацию с опросами в админку на сайте и получаете четырехзначный код комнаты. На главной странице сайта есть поле для ввода кода. Участники вводят 4 цифры и подключаются к комнате мероприятия.

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки всех этих решений, чтобы определиться с выбором.

Оборудование для голосований — всем привычное решение, появилось на конференциях еще в начале 2000-х. В систему обычно входят пульты, которые раздают слушателям, и базовый блок — устройство, которое передает данные с пультов в компьютер организаторов или спикера, на экран или в проектор. Многие компании еще снабжают свое оборудование защитными контейнерами от влаги, пыли, вибраций, ударных нагрузок, электростатического напряжения, перепадов давления и температур.

Обычно такая техника работает на радио-сигнале или через блютус, поэтому качество работы не зависит от wi-fi, который предоставляют владельцы арендованного зала.

Но есть и минусы.

Техника — это сложно
Количество подрядчиков, которые работают профессионально, ограничено. Количество пультов, которыми располагают подрядчики, тоже ограничено. Их может просто не быть на нужные вам даты — все разобрали крупные клиенты.

Вы достали оборудование в нужном количестве на нужные даты, теперь за ним нужно внимательно следить. Пульты роняют, ломают, случайно уносят в сумке. Все расходы падают на заказчика услуги. Поэтому обычно работу с пультами поручают промоутерам: раздать, собрать, помочь, если что-то не работает. И чем больше ваше мероприятие, тем больше промоутеров нужно нанимать.

Как у WhenSpeak:
Участники мероприятия подключаются со своих смартфонов или планшетов через браузер, никакого специального оборудования или софта не нужно.

Функции пультов сильно ограничены
Голосование с помощью пультов — это только закрытое голосование. Можно ответить: «Да», «Нет» или выбрать из заданных вариантов ответов. Пульты не помогут ответить на открытый вопрос, провести викторину или командный интерактив.

Как у WhenSpeak:
На WhenSpeak есть 3 вида голосования: открытое, закрытое и командное.

Если вы хотите узнать мысли, идеи, ассоциации аудитории, то вам нужно открытое голосование.

Если вы хотите задать вопрос и предложить свои варианты ответа, то вам нужно закрытое голосование. Можно задавать вопросы с одним вариантом ответа, с множественным выбором, увидеть шкалу средних значений ответов, рассчитать процент отклонений.

Если вы хотите получить результаты голосования по группам, а не по отдельным слушателям, то вам нужно командное голосование. Работает в викторинах и играх для вовлечения аудитории.

Нет аналитики
Да, если правильно подобрать вопросы, вы сможете узнать, какой процент аудитории заинтересован в вашем предложении. Вы получите общий результат, но он будет обезличен.

Как у WhenSpeak:
С WhenSpeak каждый участник вашего мероприятия авторизован, вы сможете собрать контакты самых горячих лидов, а если проводите корпоративное обучение или встречу — узнать результаты и мнение конкретного сотрудника.

Мы позаботились о том, чтобы войти в систему было удобно каждому: через электронную почту, соцсети, QR-код.

Резюмируем

Преимущества:

• пульты всем привычны;
• работа системы не зависит от интернета: радиосигналы или блютус.

Недостатки:

• дорого, система громоздкая, дорогая, есть риск испортить оборудование, подрядчики страхуются;
• пультов может не быть вовремя в нужном количестве;
• мало форматов голосования;
• нет аналитики.

Решение, которое предлагают в противовес аренде оборудования: отправить смс на короткий номер в поддержку одного из вариантов ответов, которые озвучит спикер. Никакого оборудования здесь не нужно, и это плюс для организаторов мероприятия. Но это очень неудобно для участников.

Дорого для аудитории — роуминг
На отраслевые конференции, большие корпоративные встречи и на другие мероприятия чаще всего съезжаются люди с разных регионов. Отправлять смски в роуминге дорого. Да и для людей с местными смсками это заметные расходы, если проводится какой-то большой тест или у спикера заготовлено много вопросов к аудитории. Не все захотят участвовать за свой счет.

Организаторы мероприятий иногда предлагают выход: раздают всем участникам местные симки. Но возникает другая проблема — людям надо переставлять карточки. Значит, они остаются без связи на целый конференционный день.

Преимущества:

• не нужно брать технику в прокат, голосуют с любых телефонов;
• вы получите базу телефонных номеров участников мероприятия (но работать с ней нужно очень осторожно, телефонный спам — это незаконно и вызывает негатив).

Недостатки:

• это дополнительные расходы для организатора — нужно купить всем симки;
• или расходы для участников — нужно отправлять смс за свой счет, в роуминге — дорого;возиться с симками неудобно, люди просто не будут голосовать.

Как у WhenSpeak:
Участвовать в голосовании можно со своего смартфона через бесплатный вай-фай, который предоставляют уже все конференц-залы.

Альтернатива оборудованию в аренду и затратам на сотовую связь — онлайн сервисы и платформы.

Мессенджеры: Телеграм
В мессенджере Телеграм можно создавать группы, приглашать туда сколько угодно человек и создавать для них опросы. Это бесплатно, но есть недостатки.

Первый недостаток: не у всех есть Телеграм. Согласно одному из свежих исследований аудитории мессенджера, почти 80% российской аудитории — люди в возрасте от 18 до 34 лет, которые интересуются IT, развлечениями и бизнесом. Если это не ваша аудитория, им придется специально скачивать приложение. Это сделают не все, значит процент вовлеченной аудитории снизится.

Второй недостаток: Телеграм не даст лидов. Вы не получите контакты тех, кто вступит в чат или группу. И, скорее всего, по завершении мероприятия люди отпишутся.

Соцсети: ВКонтакте
Еще один вариант — проведение опроса в группе ВКонтакте. Можно создать закрытую группу и пригласить туда всех участников, а можно задавать вопросы в обсуждениях вашей основной группы. Это тоже бесплатно, и аккаунты в соцсетях есть практически у всех. Но недостаток всё равно есть: вам придется отвлекать людей от основной среды общения и просить их перейти по ссылке, зайти в соцсеть и вступить в вашу группу, найти этот опрос, а потом уже голосовать. Это тоже риски для конверсии — не все захотят, не все смогут.

Как у WhenSpeak:
В WhenSpeak голосование — это часть базового функционала. Оно происходит в той же среде, где уже работает участник мероприятия. Он смотрит слайды презентации на своем устройстве, там же задает вопросы и переписывается с другими участниками. Когда спикер запускает голосование, участнику ничего не нужно открывать дополнительные экраны или где-то авторизоваться — вопрос и варианты ответа погрузятся сами. Останется только кликнуть по варианту ответа.

Поэтому конверсия вовлеченности на мероприятия, где работает WhenSpeak — 80 — 100%

Преимущества:
опросы в мессенджерах и соцсетях можно проводить бесплатно;
дополнительное оборудование не нужно, каждый голосует со своего гаджета.

Недостатки:

• чтобы проголосовать, людям нужно переключаться на другой канал восприятия;
• заходить в соцсети, вводить пароли — это неудобно, многие просто не будут голосовать.

1. Голосование на платформе WhenSpeak стоит в 4−6 раз дешевле, чем аренда оборудования.
2. Аренда оборудования — это только голосование. Использование WhenSpeak — это голосование, онлайн-трансляция, презентация, анонимные вопросы спикеру и другой интерактив.
3. WhenSpeak не просто вовлекает аудиторию, но собирает для вас лидов и анализирует результаты мероприятия.

В конечном итоге, выбор всегда стоит за потребителем. Каждый решает сам для себя, что и как ему использовать на мероприятии. Но надеемся, что мы смогли убедить вас в пользу WhenSpeak'a ????