Как эффективно провести стратегическую сессию?

Что мы делаем в предновогодней лихорадке после того, как закупили подарки и составили расписание партизанских вылазок за продуктами к столу? Подводим итоги года и выписываем внушительный список целей на следующий. В бизнесе всё то же самое, но если финальные отчеты можно закрыть в декабре, то с бюджетом нужно определяться заранее. Чтобы ресурсов хватило на все планируемые проекты и инновации, нужно пересмотреть стратегию развития и определиться с целями на будущий год.


Стратегическая сессия – это анализ состояния компании на текущий момент, а также процесс выработки для нее долгосрочных решений. Это разработка плана действий, которые существенно повлияют на развитие бизнеса. Во время стратегической сессии участники слушают, анализируют, обсуждают и определяются с общими понятиями. Всецело поручать это руководящему меньшинству или опираться на мнение коллектива и вовлекать сотрудников – дело традиций, вкуса и корпоративной культуры.


Формат проведения стратегической сессии может не сильно отличаться от совещания или конференции, а значит, и организовать ее не так сложно. Мы предлагаем несколько вариантов.

Стратегическая сессия является совещанием высшего руководства и важнейших ключевых сотрудников, где принимаются важные для данной компании решения, касающиеся рынков, клиентов, деловых партнеров, векторов развития и бизнес-моделей. Целью стратегической сессии является необходимость принятия важнейших решений о дальнейшем конкретном развитии организации.

На стратегических сессиях занимаются решением конкретных проблем, а также генерированием подходящих идей на будущее, выбором новых приоритетных направлений в развитии компании. Целью подобных мероприятий можно назвать выработку оптимальных решений в плане развития и решения вопросов с минимальными экономическими затратами.

Среди способов проведения стратегической сессии, можно назвать форсайт, брейншторм, выбор альтернатив. Конкретный выбор направления зависит от степени сложности и трудоемкости в решении определенных вопросов.

Что это?
Прогнозирование будущей ситуации на уровне отрасли, региона, страны или даже мира. Также возможно прогнозирование трендов развития индустрии, продукта, пользовательских предпочтений и т.д.

Основная цель
Составить видение альтернатив развития компании.

Как проходит
Форсайт-сессия может занимать от 1 до 4 часов в зависимости от уровня обсуждаемых вопросов. Форсайт организуется как систематический процесс, который должен быть тщательно спланирован и организован. До мероприятия проводится большой объем работы: каждый из участников должен сформулировать свои гипотезы, предварительно собрав для них практический материал, кейсы, best practices в отрасли. Затем в ходе самой сессии гипотезы обсуждаются, корректируются, фиксируются основные события и ключевые точки, инструменты реализации. Обычно форсайт проводят систематически, чтобы оценить правильность сформулированных решений.

Для эффективной работы стоит привлечь сотрудников, обладающих экспертными знаниями, или сторонних специалистов. Главное, чтобы у них было достаточно образования или профессионального опыта для предложения гипотез.

Кому подходит
Стартапам на стадии развития и формирования продукта. Компаниям, в которых большую роль играет человеческий фактор или личность основателей / специалистов.

Что это?
Метод генерации идей, основанный на свободном потоке мыслей.


Основная цель
Создать большое количество информации, которую в дальнейшем можно использовать для выработки конкретных практических решений, концепций и т.д.


Как проходит
Брейншторм можно проводить одной большой командой, или разделив участников и их задачи по группам. У всех участников перед началом брейншторма должна быть четко сформулированная задача, желательно, с минимумом условий и ограничений. Главное правило брейншторма – не критиковать, ведь даже самые бессмысленные идеи помогут принести пользу: можно взять абсолютно противоположные варианты, увидеть какую-то деталь и так далее.

По сути, это поток творческих мыслей участников, и ограничен он может быть только их способностью креативно мыслить. После сбора всех идей и предложений все варианты нужно обработать. Для этого можно оценить плюсы и минусы каждой предложенной идеи, а затем сопоставить наиболее удачные с изначальной задачей и продумать, какое решение будет наиболее эффективным.


Кому подходит
Компаниям, работающим с проектами и создающим решения для других. Компаниям, обновляющим ассортимент / продуктовую линейку. Компаниям, выходящим на новые рынки.


Кейс
На WhenSpeak проходило корпоративное мероприятие, частью которого как раз был брейншторм. Участники на платформе разделились по группам – столам – и в течение часа генерировали свои предложения по темам. Выжимку креативных идей провели сразу – после окончания сессии организаторы вывели все идеи на экран и разобрали их, а за понравившиеся можно было голосовать, поднимая их вверх списка.

Что это?
Голосование за одну или несколько заранее проработанных концепций / стратегических альтернатив.

Основная цель
Определить глобальный вектор развития компании с его последующим уточнением и детализацией.

Как проходит
Для проведения стратегической сессии в таком формате нужно заранее подготовить гипотезы или концепции, которые будут предложены к обсуждению. Затем кто-то из сотрудников компании – руководитель направления, ведущий специалист – презентует основные положения, термины, задачи и планируемые результаты в формате проекта. Аудитория задает вопросы, и затем отдает предпочтение тому или другому варианту.

Желательно, чтобы в качестве слушателей было задействовано как можно больше человек – так выбор будет наиболее взвешенным, и чем больше участников поддержат ту или иную концепцию, тем больше шансы на ее успешную реализацию на практике.

Кому подходит
Компаниям с демократичным управлением, готовым привлекать сотрудников к принятию решений.

Среди сложностей, которые поджидают участников во время стратегических сессий, можно отметить:

• Возникновение ссор, так как сложные и длительные дискуссии нередко приводят к спорам, которые перерастают в конфликтные ситуации. Поэтому модератор сессии должен контролировать происходящее и стараться не допускать конфликтов между участниками.
  
• Проведение стратегической сессии совместно с организацией корпоратива или же другого праздника. В таком случае сотрудники не будут максимально сконцентрированы на решении задач.
  
• Равнодушие к результату проведения такой сессии, в случае когда он может оказаться неясным для большинства участников.
  
• Уход от обсуждения выбранной тематики в сторону, и использование разных методик для улучшения предполагаемого результата.
  

SWOT-анализ является методом стратегического планирования, который определяет сильные и слабые стороны внешней и внутренней жизни компании.

Данный анализ включает в себя следующие понятия:

• Определение сильных сторон компании (S-strengths);
• Определение слабых сторон компании (W-weaknesses);
• Определение возможностей, которые есть у компании (O-opportunities);
• Определение потенциальных угроз для компании (T-threats).
  
  

SWOT-анализ сжато концентрирует все сложности текущей ситуации, а также описывает возможности для развития.

SWOT-анализ позволяет во время стратегической сессии решить следующие проблемы:

• Как правильно использовать сильные стороны для получения максимальной отдачи во внешней среде;
  
• За счет каких возможностей можно преодолеть сложности;
• Что нужно сделать, чтобы устранить угрозы;
• От каких слабостей компании нужно срочно избавиться.

Правильный SWOT-анализ - залог своевременного решения самой сложной ситуации без возможных сложных последствий.